Personvernerklæring

POLF AS, org. nr. 931 046 136, (heretter omtalt som "vi", "oss" eller "vår(e)") arrangerer ulike arrangement som krever registrering i et digitalt system. Formålet med systemet er å tilrettelegge for gjennomføring av arrangement, samt løpende oppdatering av resultater under arrangement. Det kan også forekomme at deltagere på arrangement betaler for arrangementet gjennom løsningen.

Den digitale løsningen er skybasert.

Vi anbefaler derfor å lese denne personvernerklæring for hver gang du tar i bruk Løsningen eller mottar varsel om at disse er oppdatert / endret. Ved å fortsette å bruke Løsningen, etter siste oppdatering, vil dette anses som aksept av de gjeldende erklæringene.

Roller

"Behandlingsansvarlig" og "databehandler" er viktige roller å forstå når det gjelder ansvarsområdet for behandlingen av personopplysninger. Vi er å anse som en behandlingsansvarlig, med underliggende databehandlere.

  • Behandlingsansvarlig; den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysningene og hvilke hjelpemidler som skal brukes.

  • Databehandler; den som behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige, men ikke på annen måte enn hva som er avtalt med den behandlingsansvarlige

Løsningen benyttes ikke til å samle inn sensitive personopplysninger.

Ved betaling, vil vi samle inn betalingsinformasjon for å kunne verifisere betaling, samt lagring av tilknyttede bilag. Innsamlingen har hjemmel i personopplysningsloven 8b (GDPR Artikkel 6c) og vi oppbevarer personopplysninger i henhold til bokføringsloven.  Vi er behandlingsansvarlig og vår betalingsleverandør Vipps er databehandler.

Ved besøk i vår løsning, vil det kunne samles inn personopplysninger via registrering- / kontaktskjema. Denne type innsamling gjøres for å kunne gjennomføre arrangementene, og det er ikke mulig å gjennomføre uten.

Ved opprettelse av brukerkonto for å få tilgang til løsningen og/eller påmelding til et arrangement, vil vi samle inn personopplysningene som behandles for å kunne levere / gjennomføre tjenesten har hjemmel i personopplysningsloven §8a (GDPR Artikkel 6b). Vi opptrer da både som behandlingsansvarlig og databehandler. 

Hvilke personopplysninger har vi og hvordan mottar vi disse

For å gjennomføre et arrangement vil alle opplysninger vi samler inn fremkomme av skjema som du som bruker fyller ut. 

Alle våre arrangement har 18 års grense, og vi samler da ikke inn opplysninger om personer under 18 år.

Hvordan informasjonen din brukes og hvorfor

For å kunne gjennomføre våre arrangement, som ofte er i form av en konkurranse, er vi nødt til å samle inn de opplysningene vi gjør.

Vår bruk av personopplysninger relatert til registering:

  • For å kunne sende kvittering på påmelding

  • Vise din plassering i arrangementenes konkurranser

  • Vise andres plassering i arrangementenes konkurranser

  • Dersom samtykke er gitt så vil vi dele din informasjon med våre sponsorer 

Våre berettigede forretningsinteresser:

  • For at vi skal kunne håndtere innkommende, men frivillige, henvendelser via kontaktskjema eller andre typer henvendelser

  • Markedsaktiviteter, der samtykke er gitt, til å bli kontaktet (f.eks. nyhetsbrev) eller markedsaktivitet der vi ber om samtykke før man deltar (f.eks. spørreundersøkelser ved besøk i Løsningen)

  • Kommunikasjon, der det ikke foreligger krav til samtykke, av typen oppfølging av bestilling, endringer i priser eller andre vesentlig forhold som påvirker forholdet mellom oss og deg

  • For å beskytte våre egne og våre Samarbeidspartnere sine juridiske rettigheter eller slik loven på annen måte tillater det. Dette kan være oppbevaring og dokumentasjon av betalingstransaksjoner iht. forskrift om bokføringsloven og lov om hvitvasking eller, men ikke begrenset til, å avdekke svindel

  • For interne forretningsformål, som kan hjelpe oss med å forbedre innholdet og funksjonaliteten til løsningen, for å bedre forstå våre brukere, for å forbedre løsningen, beskytte mot, identifisere eller adressere urett, å håndheve våre vilkår for bruk, for å administrere kontoen din og gi deg kundeservice, og generelt administrere løsningen og vår virksomhet.

Hvem vi deler opplysningene dine med og hvorfor

I utgangspunktet deler vi ikke opplysningene dine med noen, vi vil ikke selge personopplysninger til tredjeparter uten ytterligere varsel til deg.

Det finnes noen unntak som du ved å melde deg på et arrangement samtykker til:

  • For å gjennomføre arrangementene er vi avhengige av sponsorer, ved noen arrangement vil en registrering til et arrangement deles med sponsorer – det vil dog kreve et eksplisitt samtykke per arrangement

  • Vise resultater på offentlig skjerm og/eller dele resultater med dine meddeltagere 

Det er imidlertid visse forhold der vi kan videreformidle, overføre eller dele dine personlige data med visse tredjeparter uten ytterligere varsel til deg, som angitt nedenfor

  • Tredjepartsleverandører som leverer innholdstjenester i Løsningen (de er da databehandlere), slik som server-hosting av våre servere for å sikre stabil IT-drift, back-up lagring og databasetjenester, betalingsløsning eller SMS-tjenester. Vi vil holde alle databehandleravtaler med slike selskaper og sørge for at de kun får tilgang til personopplysninger til de formål som er oppgitt i disse retningslinjene og at de følger enhver lov om personvern og EUs forordning 2016/679

  • Tredjeparts komponenter for sporing av brukeratferd o.l. Dette innebærer bruk av informasjonskapsler (cookies og pixel-tag) for å bedre din brukeropplevelse ved besøk av Løsningen og kunne levere målrettede annonser.

  • Juridiske årsaker som f.eks. stevninger eller anmodning fra en domstol eller en statlig etat, eller i god tro om at en slik handling er nødvendig for å

    • beskytte eller forsvare våre rettigheter, interesser eller eiendom eller for tredjeparter

    • forebygge eller undersøke mulig forseelse i forbindelse med Løsningen

    • handle i nødstilfeller for å beskytte den personlige sikkerhet for brukere av Løsning eller offentligheten

    • beskytte mot juridisk ansvar.

Rettigheter

Du har også rettigheter vedrørende hvordan personopplysningene dine brukes. Nedenfor ser du disse:

  • Retten til å motsette deg at vi behandler opplysningene dine.

  • Retten til å be om at opplysningene dine blir slettet eller at videre bruk av dem begrenses.

  • Retten til å be om en kopi av informasjonen vi har om deg.

  • Vi bruker vanligvis ikke automatisert beslutningstaking, men du kan til tross for dette reservere deg mot det

Dersom du ønsker å benytte deg av noen av rettighetene over bes du sende en skriflig henvendelse til post@nmpolf.no

Hvordan lagrer vi- og hvor lenge tar vi vare på din informasjon

Vi har og vil alltid sørge for å ha de nødvendige sikkerhetstiltakene for å beskytte de personligopplysninger som samles inn via Løsningen fra tap, misbruk, uautorisert tilgang, utilsiktet avsløring, endring og ødeleggelse.

Selv om vi har iverksatt sikkerhetstiltak for å beskytte dine opplysninger, vær oppmerksom på at ikke noe sikkerhetssystem er ugjennomtrengelig. Derfor kan vi ikke garantere at data er helt trygt fra inntrenging av andre under overføring av slik data via Internett eller mens lagret på våre systemer. Derfor bør du ta spesiell omsorg i å bestemme hvilken informasjon du sender til oss elektronisk.

Vi kan beholde og lagre dine opplysninger så lenge du fortsetter å bruke Løsningen, i tråd med det formålet som er beskrevet i vår personvernerklæring. Personopplysninger vil bli slettet når formålet ikke lenger er gyldig. Vi kan imidlertid oppbevare enkelte personopplysninger i en ekstra periode som er tillatt eller nødvendig under gjeldende lovgivning (f.eks. oppbevaring av betalingstransaksjoner iht. lov om hvitvasking).